¿Qué es el digital asset management?

La mayoría de las soluciones de almacenamiento de digital assets están basadas en la nube, lo que significa que todo el mundo tiene acceso ininterrumpido a los digital assets desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Al tener todo el contenido digital centralizado en un solo sitio, las partes interesadas, tanto internas como externas, pueden encontrar lo que necesitan más rápidamente y centrarse en tareas más importantes. Del mismo modo, los derechos de acceso y los permisos pueden adaptarse a los distintos usuarios, garantizando que las personas correctas tengan acceso a los archivos correctos.

Cada minuto que no se pierde buscando un archivo es un minuto que se gana para realizar un trabajo de mayor valor. Al permitir una creación, recuperación, almacenamiento y distribución más rápidos de los contenidos digitales, el DAM puede mejorar su ROI (retorno sobre la inversión) en todas las acciones de marketing de marca y contenidos. Consulta nuestro «DAM ROI Report» para descubrir las ventajas principales del digital asset management.

Con el digital asset management, reduces el riesgo de que se utilicen archivos obsoletos. Los activos importantes se actualizan fácilmente al cargarlos y los usuarios tienen la tranquilidad de que siempre están utilizando el contenido más actualizado.

La adopción de sistemas de DAM elimina el riesgo de perder archivos importantes y confidenciales, ya que garantiza un almacenamiento seguro en un único sitio. Esto evita que los archivos se pierdan, por el hecho de que eso suele ocurrir cuando se almacenan en discos duros externos y en ordenadores o carpetas personales.

Los archivos pueden compartirse con interesados internos y externos desde el sistema de Digital Asset Management. También puedes controlar cómo se utilizan los activos después de compartirlos, con la posibilidad de establecer fechas de caducidad y hacer un seguimiento del historial de uso compartido.

Desde tus sistemas CMS y PIM hasta tus herramientas de diseño y plug-ins de redes sociales, el Digital asset management se integra con una serie de herramientas tecnológicas para permitir un flujo más eficiente de los digital assets a lo largo del ciclo de vida de los contenidos, desde el briefing hasta la distribución. Más información sobre las integraciones de DAM.

El digital asset management simplifica el acceso y el intercambio de archivos. Comparte archivos de forma segura sin necesidad de enviar documentos en los archivos adjuntos de los correos electrónicos, FTP, CD y servidores compartidos. Configura fácilmente diferentes niveles de permisos y asegúrate de que las personas adecuadas tengan acceso a los archivos adecuados.

Mantén seguro y centralizado en un solo lugar todo tu contenido digital importante. Solo tienes que organizar tus activos de una manera que tenga sentido para tu equipo, de modo que todos sepan cómo encontrar lo que necesitan, cuando lo necesitan.

El digital asset management proporciona un punto central para que tu equipo administre el contenido desde la idea hasta la publicación. Puedes revisar, asignar y aprobar activos digitales sin complicaciones. Al hacer que todos estén en sintonía, hay menos errores de comunicación y todos saben exactamente en qué necesitan trabajar y el estado en el que se encuentra el proyecto.

De esta forma, siempre ofrecerás contenido coherente alineado con tu marca. Además, no necesitas salir del portal, solo tienes que compartir tus archivos con tu equipo y con las partes externas directamente desde el software DAM.

Las potentes opciones de búsqueda te ayudan a ubicar rápidamente los archivos que necesitas. Limita los resultados especificando el tipo de archivo y utilizando filtros de imagen o búsqueda en el documento. Gracias a la administración de metadatos puedes añadir palabras clave a los activos e incluso personalizar y aplicar un vocabulario controlado. La coherencia de las palabras clave mejora enormemente la búsqueda dentro de tu sistema DAM.

Diseñado para los activos de rich media. El software DAM está equipado con funciones compatibles con la gestión de imágenes, audio y vídeo. Visualiza vistas previas en tamaño grande de tus archivos creativos de imagen y vídeos. Usa ajustes preestablecidos estándar o personaliza los tuyos para convertir imágenes o archivos de vídeo por lotes.

Los sistemas de digital asset management tienen funciones estables que garantizan una gestión de marca eficaz. Administra un portal web de marca para que los usuarios y las partes interesadas clave accedan a los archivos que necesitan. Crea una página personalizada con pautas de marca corporativa y habilita los Términos y Condiciones para garantizar que los usuarios los sigan.

A pesar de que las herramientas de publicación digital en DAM mantienen todos tus activos en una ubicación, estas te permiten llevarlos a canales sociales, sistemas de administración de contenido web, soluciones de automatización de marketing, servicios de distribución de terceros y más.

Los activos digitales son cualquier forma de archivo digital. Los activos digitales comunes incluyen imágenes, documentos, fotos, presentaciones y vídeos. El software de digital asset management lo usan, principalmente, los departamentos creativos y de marketing empresarial, así que es necesario que el software DAM se adapte a un amplio espectro de archivos creativos.

Los artistas y diseñadores a menudo usan DAM con diferentes formatos de archivo de imagen, como pueden ser imágenes rasterizadas creadas a partir de software de edición de imágenes como Adobe Photoshop o gráficos vectoriales creados en Adobe Illustrator. Incluso los fotógrafos pueden almacenar los archivos RAW de la cámara en DAM. Aunque la digital asset management está diseñada para flujos de trabajo creativos, la gestión de documentos y la gestión de vídeos son un aspecto indispensable de DAM. Los equipos de marketing son los que suelen implementar un sistema de gestión de activos digitales, pero las empresas pueden utilizar DAM en todos sus departamentos.

Cualquiera que busque optimizar los flujos de trabajo actuales de activos digitales necesita un sistema DAM. Desde nuevas empresas hasta marcas reconocidas a nivel mundial, todas las empresas, independientemente de su tamaño, pueden beneficiarse de la implementación de la gestión de activos digitales. Implementarlo en toda la empresa es una manera fácil de ayudar a los departamentos a salir de sus silos. Ve cómo diferentes actores empresariales pueden utilizar DAM:

• Los especialistas en marketing pueden acelerar el crecimiento de la empresa y aumentar la consistencia de la marca en todo el contenido de marca. Pueden crear materiales de marketing con plantillas dinámicas y distribuirlos fácilmente a todas tus oficinas de marketing en todo el mundo. También pueden reutilizar tus materiales y adaptarlos al idioma de su región.
• Los diseñadores utilizan DAM para optimizar los flujos de trabajo creativos. Poder buscar y encontrar archivos en segundos ahorra tiempo valioso. En lugar de buscar o recrear imágenes, los creativos pueden ahorrar tiempo y recursos simplemente reutilizando los activos.
• Los equipos de ventas siempre pueden tener los materiales más actualizados que necesitan, en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. El digital asset management alinea ventas con marketing para aumentar la consistencia de la marca. Todos están contentos con los recursos que necesitan.
• Los departamentos de TI están tranquilos al tener una solución de digital asset management en la nube y no tienen que preocuparse por instalaciones o implementaciones engorrosas. DAM elimina la necesidad de administrar servidores FTP locales y soluciones de envío de archivos de terceros y de preocuparse por la seguridad de los archivos.
• Las agencias utilizan el digital asset management para brindar una experiencia profesional que los clientes adoran. Un portal web de marca mantiene organizados los archivos creativos al mismo tiempo que coincide con tu marca, garantizando una apariencia coherente cuando los clientes y usuarios acceden a él. Asimismo, habilita tiempos de entrega más rápidos para que los clientes vuelvan a por más.
• Los distribuidores logran el éxito al tener siempre los últimos materiales de marca. Aumenta la coherencia de la marca y optimiza el proceso de entrega en tu red.

Puedes encontrar la respuesta a qué es el digital asset management en la parte superior de esta página. Como ya sabes qué es DAM, profundizaremos en la definición de DAM SaaS, también conocido como DAM Software-as-a-Service. El modelo SaaS describe el software alojado por un proveedor en la nube y se entrega a los usuarios a través de un navegador de Internet, a menudo como un servicio por suscripción. DAM SaaS se define simplemente como software de gestión de activos digitales alojado en la nube. Las soluciones SaaS se implementan rápidamente y son fáciles de escalar para adaptarse a las crecientes necesidades de tu empresa. Con una plataforma SaaS, las actualizaciones que incluyen nuevas funciones y mejoras se implementan sin problemas para todos los clientes, garantizando que las empresas siempre tengan lo mejor. Para SaaS, el soporte DAM proviene directamente del proveedor de SaaS, por lo que no tendrás que sobrecargar tus recursos internos de IT.

Lo opuesto a DAM SaaS es el software DAM instalado localmente, conocido como software local. El software DAM local suele ser más difícil de implementar, respaldar, escalar y actualizar porque todas las responsabilidades recaen en tu departamento de TI. A menos que tu empresa prefiera pagar tarifas excesivas por los servicios premium, la gestión de activos digitales basada en SaaS es la mejor opción de digital asset management.

Otros factores importantes a considerar son la seguridad, la confiabilidad y los costes totales. Hoy las principales empresas de SaaS tienen ventajas de seguridad y confiabilidad primordiales. También se han vuelto más rentables, ya que incluyen todos los factores importantes en un solo paquete.

En primer lugar, piensa en cómo tu equipo gestiona actualmente sus activos digitales y flujos de trabajo para colaborar, compartir, encontrar y distribuir los activos de la empresa.

• ¿Necesitas muchos recursos para encontrar tus activos? Si te lleva más de un par de minutos encontrar y compartir tus archivos digitales, el software DAM te puede echar una mano. Con herramientas innovadoras para organizar y buscar, tus equipos no tendrán que perder tiempo valioso buscando archivos.
• ¿Puedes acceder a tus activos donde y cuando los necesites? La accesibilidad es fundamental para la productividad. Si tu equipo no puede acceder a los archivos o recursos que necesita tendrá que recrearlos, retrasando los plazos y planteando problemas de contenido duplicado e incoherencias de marca. El software DAM garantiza que tus equipos siempre tengan los recursos que necesitan.
• ¿Se producen cuellos de botella durante la colaboración creativa? Incrementa la comunicación y visibilidad del proyecto. Recibe alertas en tiempo real cuando se suban archivos o nuevas versiones, se agreguen comentarios o se aprueben los activos en un sistema de digital asset management.
• ¿Tu sistema actual proporciona seguridad a nivel empresarial para el almacenamiento, el acceso y el uso compartido? Los activos comerciales importantes deben asegurarse en un entorno estable y seguro. Las empresas de digital asset management con buena reputación utilizan centros de datos seguros y supervisión las 24 horas para garantizar la seguridad de todos tus activos digitales.
• ¿Cuál es el ROI de DAM? Los factores principales ya se han enumerado arriba, pero hay muchas otras razones por las que las empresas invierten en la digital asset management.

Para elegir el mejor software de digital asset management para tu negocio necesitas conocer los desafíos actuales que enfrenta tu empresa con respecto a la administración de tus activos digitales. Charla con las principales empresas de gestión de activos digitales sobre qué flujos de trabajo específicos resolverán estos desafíos.

• Identifica a los usuarios clave y analiza todas las características y funciones que necesitan y quieren
• Haz una lista de verificación con estas características importantes para marcarlas cuando contactes con los proveedores de DAM
• Decide qué es lo más adecuado para tu empresa, si la gestión de activos digitales en la nube o una solución local instalada
• Considera los factores importantes como la seguridad, la arquitectura de la nube, las integraciones, el proceso de implementación, los servicios profesionales, la experiencia del cliente y la adopción del usuario
• Después de ver las demos de software DAM de las empresas que pasaron el corte, pruébalas y compáralas de forma directa
• Selecciona el mejor software DAM del que se beneficiará tu empresa y que tus usuarios podrán aprovechar fácilmente

Para obtener más información sobre cómo seleccionar una solución de digital asset management, descarga la Guía de comparación de plataformas de DAM.