Digital Rights Management avec le Digital Asset Management

Il est inutile de compter sur une seule personne pour connaître et partager toutes les informations sur la manière, le lieu et le moment où un contenu numérique peut être utilisé. Donnez à vos employés la liberté de le découvrir par eux-mêmes ! Grâce à des fonctionnalités telles que les dates d'expiration des biens, les restrictions d'utilisation et d'archivage, vous pouvez contrôler quand les biens sont mis en service, quand ils expirent et quand il est temps pour eux de cesser de les utiliser (mais de les conserver à des fins d'archivage).

Bien que le DAM soit principalement utilisé comme une bibliothèque de contenu numérique consultable, il est parfois nécessaire de verrouiller des fichiers très sensibles. Avec le DAM, contrairement aux plateformes de stockage et de collaboration dans le cloud, tout est disponible pour les utilisateurs jusqu'à ce que vous le verrouilliez. Lorsque vous avez besoin de contrôler l'accès à une ressource spécifique, le DRM est là pour vous aider. Vous pouvez restreindre l'accès à des groupes spécifiques, des profils d'autorisation et bien plus encore. Vous pouvez même verrouiller des ressources hautement confidentielles concernant les nouvelles versions de produits. Un bonus supplémentaire est l'utilisation de la fonctionnalité d'approbation des téléchargements pour répondre aux demandes d'utilisation de contenu. Vous pouvez conserver une visibilité sur l'utilisation des ressources, sans les verrouiller complètement.

Parfois, vous pouvez disposer de fichiers qui ne doivent jamais être téléchargés. Il se peut que vous les cachiez aux utilisateurs, et/ou que vous révoquiez complètement l'accès au téléchargement. Désactiver la possibilité de télécharger un fichier vous permet de limiter le partage de contenu pour ces fichiers très sensibles à un petit nombre de personnes qui ont tous les droits d'administration de la plateforme DAM.

Sur un lieu de travail numérique, il n'est pas rare de perdre la trace de la version la plus récente. Cela peut être gênant, surtout lorsque vous considérez des versions modifiées de contenus qui ont été mises à jour pour supprimer ou ajouter des éléments de conformité sur les différents marchés. Les plateformes de Digital Asset Management qui permettent la notification de nouvelles versions informent les utilisateurs qu'une version mise à jour a été téléchargée sur un contenu qu'ils ont déjà téléchargé dans le passé.

Le contexte est si important lorsqu'il s'agit de la gestion des droits numériques. Les contrats, les conditions d'utilisation et autres métadonnées importantes doivent être joints, intégrés ou appliqués directement à vos ressources numériques. La possibilité de relier les contrats aux contenus numériques ou d'ajouter des fichiers et des pièces jointes supplémentaires à vos contenus vous permet de fournir un contexte à vos contenus numériques afin que les consommateurs de contenu connaissent les détails de la manière dont ils peuvent utiliser les contenus.

Il n'est pas rare d'appuyer sur "Envoyer" avant d'en avoir l'intention. C'est pourquoi des fonctions d'annulation d'envoi par e-mail ont été développées. Il arrive que nous ayons un petit déclencheur heureux et que nous envoyions trop vite la mauvaise chose. Si vous partagez un fichier via une plateforme DAM comme celle de Bynder et que vous souhaitez révoquer l'accès à un fichier spécifique ou même à une collection entière, vous pouvez le faire rapidement et efficacement. Avec les Collections dynamiques, vous pouvez modifier les règles d'utilisation des Collections (édition, téléchargement ou consultation uniquement) et même contrôler rapidement le contenu de la Collection.

Le Digital Rights Management, gestion des droits numériques, ou DRM, désigne les politiques, procédures, pratiques et technologies qui permettent aux propriétaires de contenu de contrôler la distribution, la reconversion et l'utilisation des fichiers numériques.

Lorsque vous importez du contenu dans le DAM Bynder, vous pouvez rapidement sélectionner une date future à laquelle vous souhaitez que le contenu expire. Cela peut être incroyablement utile si vous connaissez les dates d'expiration de certains types de contenu (par exemple, vous avez un contrat standard de deux ans avec un photographe).

Vous pouvez également sélectionner la date à laquelle vous souhaitez que le contenu soit publié. Si vous sélectionnez cette option, le contenu ne sera pas visible ou ne pourra pas faire l'objet d'une action pour les personnes qui n'ont pas accès aux contenus sous embargo. Cette fonction vous permet de contrôler le lancement de produits sensibles par example ou les annonces de grandes entreprises qui ne devraient pas être connues de tous avant une date précise.

Les autorisations d'utilisateur dans les solutions de Digital Asset Management comme Bynder vous permettent de contrôler tout ce qu'un utilisateur peut faire, voir ou interagir dans le DAM. Par exemple, vous pouvez avoir des gestionnaires ou des bibliothécaires du DAM qui ont besoin d'un accès complet aux documents d'archives, et vous pouvez avoir des personnes qui n'ont pas besoin (ou ne veulent pas) de voir les ressources d'archives. Vous pouvez également avoir des utilisateurs limités qui n'ont pas besoin d'un accès complet à tous les contenus. Pour chaque groupe d'utilisateurs spécifique, vous pouvez avoir des règles concernant les types de documents qui peuvent être téléchargés ou consultés. Les autorisations des utilisateurs et les approbations de téléchargement vous permettent de codifier ces règles et d'automatiser leur mise en œuvre par le biais de la technologie.

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Comprendre quels types de contenus vous avez, comment ils doivent être utilisés, les calendriers de conservation des enregistrements auxquels ils se rapportent et bien d'autres choses encore peut vous aider à commencer à définir les fonctionnalités à engager dans une plateforme DAM pour soutenir ces politiques.

Oui, parlons ensemble de DRM et de DAM ! Inscrivez-vous à une visite guidée du DAM Bynder et discutez avec l'un de nos consultants de la manière dont un logiciel de DAM pourrait améliorer la gestion des droits numériques dans votre entreprise. En attendant, procurez-vous le guide Bynder sur la gestion des droits numériques pour en savoir plus.