Cos'è il DMS - Document Management System?

In media, chi lavora in ufficio consuma ben 50 fogli di carta al giorno per stampare cose futili. Digitalizzando i tuoi file con un Document Management System, puoi ridurre drasticamente la necessità di stampare e quindi la quantità di carta che utilizzi.

L'archiviazione di documenti cartacei (e di copie) può occupare molto spazio, sia nel tuo ufficio che in strutture esterne. Una volta digitalizzati, i tuoi documenti vengono archiviati nel cloud, che è decisamente più economico rispetto all'archiviazione fisica.

I file archiviati in un document management system sono generalmente più sicuri dei documenti archiviati in un luogo fisico. I documenti nel cloud non possono essere danneggiati da incendi o da versamenti accidentali di caffè.

I file nel cloud sono anche potenzialmente più al sicuro dai furti: assicurati che il tuo fornitore del document management system abbia le più recenti certificazioni di sicurezza (ad esempio la certificazione ISO 27001:2013 e HIPAA).

Condividere un file digitale è molto più semplice di uno fisico. Molti document management system ti permettono di condividere il documento dall'interno del sistema stesso. Di solito, i destinatari ricevono una notifica via e-mail del fatto che il documento è stato condiviso con loro.

Chiaramente, aprire un'e-mail è molto più veloce che stampare un documento e consegnarlo o inviarlo via fax ai destinatari.

Lo smart working è ormai parte integrante della cultura del lavoro moderno e l'accesso remoto ai file è una parte fondamentale del lavoro di squadra e della collaborazione.

Molti document management system SaaS richiedono solo un login e una connessione a internet per funzionare, consentendoti di accedere ai file di cui hai bisogno, ovunque tu sia.

Il DMS si è evoluto in modo davvero significativo da quando è apparso negli uffici per la prima volta. Uno dei maggiori fattori alla base dello sviluppo di questi sistemi è il crescente investimento nei rich media (come ad esempio immagini e video). I document management system più basilari non erano in grado di archiviare e gestire efficacemente tipi di file più complessi come video e immagini, quindi è stata sviluppata una nuova classe di software chiamata digital asset management, abbreviato com DAM.

Il DAM ha una serie di funzioni che supportano meglio l'archiviazione di immagini e video, come il tagging automatico delle immagini, il ritaglio e le anteprime delle immagini, oltre alle funzioni di riproduzione dei video.

A seconda delle tue esigenze, un sistema di digital asset management potrebbe essere più adatto al tuo caso. Richiedi una demo oggi stesso.

Il digital asset management è una classe di software più avanzata costruita per gestire in modo più efficace tutti i tipi di file (in particolare i rich media). Per saperne di più sul digital asset management, richiedi una demo.

Il costo di un document management system o un sistema di digital asset management dipende da una serie di fattori, come il numero di file da archiviare, i tipi di file da archiviare e il numero di utenti necessari. Per ottenere un preventivo del DAM senza impegno, clicca qui.

Se hai a che fare con una serie di documenti diversi, un sistema di DAM potrebbe essere più adatto alla tua organizzazione. Per provare gratuitamente un sistema di digital asset management, richiedi una prova di Bynder.