Heb jij een document management systeem nodig?

Gemiddeld verbruiken werknemers bijna 50 vellen papier per dag in onnodig drukwerk! Door bestanden te digitaliseren met een document management systeem kan de noodzaak om af te drukken en daarmee de hoeveelheid papier die gebruikt wordt, drastisch vermindert worden.

Het opslaan van papieren documenten (en kopieën) kan veel opslagruimte in beslag nemen, zowel in je kantoor als in een externe opslagruimtes. Als je documenten eenmaal gedigitaliseerd zijn, worden ze opgeslagen in de cloud, wat veel goedkoper is dan fysieke opslag.

Bestanden die zijn opgeslagen in een document management systeem zijn over het algemeen veiliger dan documenten die zijn opgeslagen op een fysieke locatie. Fysieke documenten kunnen beschadigd worden door onzorgvuldig gemorste koffie, een verwoestende brand, of waterschade.

Bovendien zijn bestanden in de cloud vaak veel veiliger tegen diefstal - zorg ervoor dat de leverancier van het document management systeem beschikt over de nieuwste en grootste veiligheidscertificering (bijvoorbeeld ISO 27001:2013 gecertificeerd en HIPAA).

Het delen van een digitaal bestand is aanzienlijk eenvoudiger dan een fysiek bestand. Met veel document management systemen kan je het bestand vanuit het systeem zelf delen. De ontvanger krijgt meestal een e-mailbericht dat een document met hem of haar is gedeeld.

Het is duidelijk dat het openen van een e-mail veel sneller gaat dan het afdrukken van een document en het overhandigen of faxen naar de ontvanger.

Werken op afstand is nu een belangrijk onderdeel van de moderne werkcultuur, en toegang tot bestanden op afstand is een cruciaal onderdeel van soepel teamwork en samenwerking.

Veel SaaS-documentmanagementsystemen hebben alleen een login en een internetverbinding nodig om te kunnen functioneren; zodat je altijd en overal toegang hebt tot alle bestanden.

DMS is sterk geëvolueerd sinds het voor het eerst in kantoren verscheen. Een van de grootste drijfveren achter de ontwikkeling van deze programma's, is de toenemende investering in grote mediabestanden (zoals foto's, graphics en video's). Eenvoudige document management systemen waren niet in staat om complexere bestandstypen zoals video's en afbeeldingen van hoge kwaliteit effectief op te slaan en te beheren, totdat het nieuwe soort software, digital asset management, werd ontwikkeld.

DAM heeft een aantal functies die de opslag van afbeeldingen en video's beter ondersteunen, zoals automatische beeld-markeringen, het croppen van foto's, foto previews en video weergave-functies.

Afhankelijk van je wensen kan een digitaal asset management systeem beter passen. Boek vandaag nog een demo.

Digital asset management is een geavanceerde klasse van software gebouwd om alle soorten bestanden (met name zware media bestanden) effectiever te beheren. Om meer te weten te komen over het beheer van digitale bestanden, kan je nu een demo boeken.

De kosten van een document management systeem of een digital asset management systeem hangen af van een aantal factoren; zoals het aantal bestanden dat opgeslagen moeten worden, en het aantal gebruikers dat nodig is. Om een vrijblijvende DAM offerte te krijgen, klik hier.

Als je werkt met veel verschillende soorten documenten, kan een DAM-systeem beter bij je organisatie passen. Om een gratis digital asset management systeem te proberen, kun je je nu gratis aanmelden voor een Bynder trial.